Semana 3: Orden y Método BIM – La Guía Completa para Organizar tu Estudio Antes de Implantar Revit
¡Bienvenido/a a la Semana 3 del Itinerario de Implantación BIM!
¿Cuántas veces has perdido más tiempo buscando un archivo que haciendo la modificación que te pedía el cliente? Si la respuesta es «más de las que me gustaría admitir», no estás solo. El 73% de los estudios de arquitectura de menos de 10 personas reconocen perder entre 6 y 12 horas semanales en buscar archivos, rehacer trabajo duplicado o resolver conflictos de versiones.
Esta semana no hablaremos de software ni de modelado en Revit. Hablaremos del sistema de orden y metodología BIM que determinará si tu implantación será un éxito o un caos aún mayor del que tienes ahora.
La semana pasada analizamos el hardware y software necesario para BIM. Ahora toca preguntarnos: ¿de qué sirve un ordenador potente y Revit instalado si no sabes dónde está la versión correcta del archivo?
En esta semana descubrirás:
Déjame compartir un análisis que hicimos con 12 estudios de arquitectura de entre 3 y 8 personas durante 2024. Les pedimos que registraran durante 4 semanas el tiempo dedicado a:
El resultado fue revelador: una media de 8,5 horas por semana por persona perdidas en gestión del desorden.
Hagamos las matemáticas. Si un arquitecto te cuesta 20€/hora (sumando salario, seguridad social, espacio, equipos…), eso son:
Y esto es solo el tiempo cuantificable. No incluye:
La conclusión que nadie quiere escuchar: Esto no se soluciona con más horas ni con mejor software. Se soluciona con metodología y organización.
Aquí viene la parte incómoda: si ahora mismo tienes caos organizativo en CAD, BIM no lo va a solucionar. Lo va a amplificar exponencialmente.
Metodología CAD vs Metodología BIM: Cómo el Desorden Escala
Situación de Desorden | Impacto en CAD | Impacto en BIM |
Archivo mal nombrado o duplicado | Pierdes 15-20 minutos buscando | Vínculos rotos, modelos que no cargan, sincronización fallida del servidor central |
Versión antigua usada por error | Rehacer un plano (30-60 min) | Rehacer planos + mediciones + presupuestos + memorias (todo está conectado en el modelo) |
Sin sistema de carpetas claro | Cada uno guarda «donde encuentra hueco» | Revit no encuentra archivos vinculados, familias duplicadas, proyectos inaccesibles para colaboradores |
Sin copias de seguridad organizadas | Pierdes el trabajo del día/semana | Pierdes el modelo completo + todos sus vínculos + familias personalizadas + configuración del servidor |
Sin nomenclatura de revisiones estándar | Confusión interna del equipo | Imposibilidad de trabajar colaborativamente en servidor central, choques de sincronización constantes |
En la metodología CAD tradicional, cada archivo .dwg es independiente. Si duplicas «PLANTA_BAJA.dwg» en tres carpetas diferentes, sigues pudiendo trabajar. Es ineficiente, pero funcional.
En la metodología BIM con Revit:
La realidad incómoda: BIM no empieza abriendo Revit. Empieza creando la estructura organizativa que permitirá que Revit funcione sin convertirse en tu peor pesadilla.
Olvídate de sistemas complicados que nadie seguirá. Necesitas tres reglas claras que todo el equipo pueda adoptar desde mañana. Cada regla tiene su guía detallada, pero no te agobies: al final te diremos por cuál empezar.
Regla 1: Nomenclatura de Archivos BIM Según ISO 19650
Regla 2: Estructura de 4 Carpetas ISO 19650
Regla 3: Ritual Semanal de Orden (15 Minutos)
La nomenclatura de archivos en proyectos BIM no es opcional. Es el fundamento que permite el trabajo colaborativo, la gestión en CDE (Common Data Environment) (Entorno de datos común) y el cumplimiento de la norma ISO 19650.
Un archivo de Revit en tu estudio debe seguir esta estructura estándar:
[VersiónRevit]-[ID_Organización]-[ID_Proyecto]-[ID_Zona]-[ID_Disciplina]-[Fecha]-[Central].rvt
Campo | Descripción | Ejemplo |
VersiónRevit | Versión de Revit utilizada (opcional pero recomendado para compatibilidad) | R24 (Revit 2024), R23 (Revit 2023), R25 (Revit 2025) |
ID_Organización | Código único de tu empresa o estudio de arquitectura | IB (implantaBIM), EST (Estudio), ARQ (ArquitecturaXYZ) |
ID_Proyecto | Código o nombre corto del proyecto sin espacios | VivAurora (Vivienda Aurora 25007), OfMadrid (Oficinas Madrid) |
ID_Zona | Sector, bloque o edificio dentro del proyecto si se divide en partes (opcional) | BLOQ_A, PISO1, ED1 (Edificio 1), TORRE_B |
ID_Disciplina | Especialidad o disciplina del modelo BIM | ARQ (Arquitectura), EST (Estructura), MEP (Instalaciones), URB (Urbanismo), DOC (Documentación publicación) |
Fecha | Formato YYMMDD, solo para copias de seguridad o versiones guardadas (opcional) | 250319 (19 de marzo de 2025) |
Central | Solo si el archivo es un modelo central de Revit para trabajo colaborativo (opcional) | CENTRAL |
Ejemplo 1: Modelo básico de arquitectura
R24-IB-VivAurora-ARQ.rvt
→ Revit 2024 – implantaBIM – Vivienda Unifamiliar Aurora (proyecto 25007) – Arquitectura
Ejemplo 2: Modelo central de proyecto complejo
R23-IB-HB-ED1-ARQ-CENTRAL.rvt
→ Revit 2023 – implantaBIM – Hospital Barcelona – Edificio 1 – Arquitectura – CENTRAL
Ejemplo 3: Modelo de instalaciones con zona específica
R24-IB-OfMadrid-BLOQ_A-MEP.rvt
→ Revit 2024 – implantaBIM – Oficinas Madrid – Bloque A – Instalaciones MEP
Ejemplo 4: Modelo de estructura
R25-EST-ResTorres-TORRE_B-EST.rvt
→ Revit 2025 – Estudio Estructuras – Residencial Torres – Torre B – Estructura
Para diferenciar archivos en distintas fases del flujo de trabajo BIM, añade un sufijo al final del nombre:
Estado | Significado | Cuándo usarlo |
-WIP | Work In Progress (trabajo en progreso) | Mientras estás modelando, el archivo está en la carpeta 00_WIP |
-SHARED | Compartido para revisión o coordinación | Cuando lo envías a consultores externos para coordinación multidisciplinar |
-PUBLISHED | Publicado para construcción oficial | Versión oficial entregada a cliente, ayuntamiento o dirección facultativa |
-ARCHIVED | Archivado | Proyecto cerrado o versión histórica guardada para consulta futura |
Ejemplo con estado:
R24-IB-VivAurora-ARQ-PUBLISHED.rvt
No uses sufijos «_V2», «_FINAL» o «_BUENA» en el nombre del archivo. Usa este método profesional de gestión de versiones:
Paso 1: Crea una carpeta Backup en la misma ubicación que tu modelo activo
Paso 2: Copia el modelo actual a esa carpeta Backup
Paso 3: Añade sufijo con fecha en formato YYMMDD:
R24-IB-VivAurora-ARQ-250319.rvt
Paso 4: CRÍTICO – Crea un archivo .txt con el mismo nombre explicando los cambios realizados:
R24-IB-VivAurora-ARQ-250319.txt
Contenido del archivo de texto:
Cambios realizados el 19/03/2025:
– Se modificó la distribución de las habitaciones del piso 1
– Se añadieron dos ventanas nuevas en fachada norte según indicación del cliente
– Se actualizaron las tablas de planificación de carpintería exterior
– Se ajustaron niveles de planta baja por cambio de cota de urbanización
– Backup realizado antes de cambio estructural solicitado por la propiedad
Por qué este sistema funciona en proyectos BIM:
Reglas de oro de nomenclatura BIM
Usa MAYÚSCULAS para todos los campos de identificación Separa campos con guión medio (-) para legibilidad No uses espacios, tildes, ni «ñ» (problemas en servidores y vínculos) No uses preposiciones (de, en, con, para…) que alargan innecesariamente El último archivo en la carpeta es siempre el válido (no hace falta añadir «_BUENA») Las copias de seguridad van a carpeta Backup con fecha y explicación .txt obligatoria Define los códigos ID al inicio del proyecto y manténlos consistentes hasta el final
Nunca uses: _V2, _FINAL, _DEFINITIVO, _BUENA, _ESTA_SI, _REVISAR Nunca borres la extensión .rvt del archivo Nunca cambies el nombre de un archivo vinculado sin actualizar todos los vínculos en Revit Nunca mezcles mayúsculas y minúsculas en el mismo proyecto (dificulta búsquedas)
Día 1-2: Define tus códigos de organización
ID_Organización: ¿Cuáles serán las siglas oficiales de tu estudio? (2-4 caracteres máximo)
ID_Proyecto: Crea códigos cortos y memorables para tus proyectos activos (máximo 10 caracteres)
ID_Disciplina: Define qué disciplinas gestionas (ARQ, EST, MEP, URB, DOC…)
Día 3-4: Renombra un proyecto piloto
Elige un proyecto pequeño actual que no esté en fase crítica
Renombra todos los archivos según el nuevo sistema de nomenclatura
Crea la carpeta Backup y mueve allí las versiones antiguas con fecha
Día 5: Documenta y comunica al equipo
Crea una hoja de referencia imprimible con tu nomenclatura estándar
Compártela con todo el equipo en reunión breve (15 minutos)
Pégala visible al lado de cada puesto de trabajo
Tiempo total estimado: 3-4 horas para un estudio de 4 personas
Retorno de inversión: 8,5 horas semanales ahorradas desde la primera semana de implementación
La estructura de carpetas en proyectos BIM no es arbitraria. Debe reflejar el flujo de trabajo, los estados de la información y la gestión documental profesional.
En tu servidor o plataforma de gestión documental, cada proyecto BIM debe tener esta estructura basada en la norma ISO 19650:
📁 PROYECTO_VivAurora
├── 📁 00_WIP (Work in Progress)
├── 📁 01_SHARED
├── 📁 02_PUBLISHED
└── 📁 03_ARCHIVE
00_WIP (Work in Progress) – Trabajo activo del equipo
Descripción: Aquí trabaja el equipo internamente. Es el «espacio de trabajo sucio» donde se modela, se prueban opciones, se hacen borradores y se desarrolla el proyecto día a día.
Contenido típico:
Regla de oro: Solo el equipo interno del estudio accede aquí. Nunca envíes nada desde WIP a clientes, consultores o administración.
Subcarpetas recomendadas dentro de WIP:
00_WIP/
├── Modelos/
├── Familias/
├── Pruebas/
└── Auxiliares/
01_SHARED – Archivos compartidos con externos (coordinación)
Descripción: Cuando necesitas compartir información con consultores (estructurista, instalaciones, paisajista) o recibir archivos de ellos para coordinación BIM, pasa por esta carpeta.
Contenido típico:
Regla de oro: Lo que está en SHARED está «en tránsito» o «en coordinación». No es la versión final entregada oficialmente, es material de trabajo coordinado entre disciplinas.
Subcarpetas recomendadas dentro de SHARED:
01_SHARED/
├── De_Arquitectura/ (lo que enviamos)
├── De_Estructura/ (lo que recibimos)
├── De_MEP/ (lo que recibimos)
└── Topografia_Levantamientos/
02_PUBLISHED – Versiones oficiales entregadas (publicación)
Descripción: Cada vez que entregas documentación oficial al cliente, colegio de arquitectos, ayuntamiento, promotora o dirección facultativa, una copia inmutable se guarda aquí con fecha y número de revisión.
Contenido típico:
Regla de oro: Lo que está en PUBLISHED es inmutable y con valor legal. Nunca se modifica después de publicado. Si hay cambios, se crea una nueva revisión con nuevo número y fecha.
Subcarpetas recomendadas dentro de PUBLISHED:
02_PUBLISHED/
├── R00_Anteproyecto_20250115/
├── R01_Basico_20250228/
├── R02_Basico_Corregido_20250315/
└── R03_Ejecucion_20250420/
03_ARCHIVE – Proyectos cerrados o versiones antiguas
Descripción: Cuando el proyecto termina completamente (certificado final, licencia de primera ocupación…), toda la documentación histórica pasa aquí. También se archivan versiones antiguas que ya no son relevantes pero quieres conservar por si acaso.
Contenido típico:
Regla de oro: ARCHIVE es solo lectura. Es tu «seguro histórico» y tu archivo documental para futuras consultas, ampliaciones o litigios.
Subcarpetas recomendadas dentro de ARCHIVE:
03_ARCHIVE/
├── Proyecto_Completo_Final/
├── Versiones_Historicas/
├── Correspondencia/
└── Fotos_Documentacion/
Este sistema es la base de la ISO 19650, el estándar internacional de gestión de información en proyectos de construcción con metodología BIM.
Cuando en el futuro trabajes con un CDE profesional (Common Data Environment) como:
Verás que todos usan exactamente la misma lógica de estados:
Implementando esto ahora en tu servidor local, te estás preparando para trabajar en entornos BIM profesionales sin necesidad de reaprender nada cuando des el salto a plataformas cloud.
Acción para esta semana (2 horas máximo):
Tiempo estimado: 2 horas para implementar en un proyecto
Impacto: Inmediato desde el primer día. Todo el equipo sabrá dónde está cada cosa.
La metodología BIM no se mantiene sola. Necesita higiene digital regular igual que una oficina física necesita limpieza.
Cada miembro del equipo completa esta lista antes de irse:
[ ] Mover archivos finalizados de WIP a SHARED o PUBLISHED (según corresponda)
[ ] Eliminar duplicados y temporales (_backup automático de Revit, _temp, _antiguo, ~$archivo.xlsx…)
[ ] Actualizar el registro de versiones del proyecto (quién hizo qué cambio esta semana)
[ ] Comprobar vínculos de Revit (abrir modelo y verificar que todos los vínculos externos cargan correctamente)
[ ] Hacer copia de seguridad externa de la semana (disco duro externo, NAS o nube)
El lunes arrancarás con:
No es magia ni teoría de gestión. Es el equivalente digital de limpiar tu mesa de trabajo antes de irte el viernes.
Después del ritual individual, una breve reunión de equipo (5 minutos de pie, sin sentarse):
Total tiempo invertido: 15 min individuales + 5 min reunión = 20 minutos semanales
Tiempo ahorrado: Mínimo 2 horas semanales de búsquedas, confusiones y rehaceres
Antes de pensar en abrir Revit o contratar formación BIM, necesitas saber si tu base organizativa está lista. Este test rápido te dará la respuesta.
Marca todas las situaciones que han ocurrido en tu estudio en los últimos 30 días:
[ ] Alguien ha preguntado «¿cuál es la buena?» refiriéndose a un archivo del proyecto
[ ] Tienes archivos con sufijos como «_FINAL», «_FINAL2», «_DEFINITIVO», «_BUENA», «_REVISAR»
[ ] No todos en el equipo guardan los archivos en el mismo lugar del servidor (cada uno tiene «su» sistema)
[ ] Has rehecho trabajo porque alguien (tú incluido) usó una versión antigua por error
[ ] No tienes un sistema claro, documentado y seguido por todos de copias de seguridad
Interpretación de resultados:
❌ 4-5 marcados: Alerta roja
Tu estudio necesita implementar un sistema de orden esta misma semana antes de pensar en BIM. El coste de no hacerlo (35.000€/año aproximadamente en un estudio de 4 personas) supera ampliamente las 4-6 horas que te costará implementar las 3 reglas fundamentales.
⚠️ 2-3 marcados: Alerta amarilla
Tienes una base organizativa, pero hay grietas importantes. Con la metodología CAD quizás las toleras, pero BIM las convertirá en fisuras estructurales que paralizarán el proyecto. Dedica esta semana a cerrar esos puntos débiles antes de seguir adelante.
✅ 0-1 marcados: Base sólida
Enhorabuena. Tienes una base organizativa sólida para iniciar la implantación BIM. Aún así, revisa si sigues la nomenclatura estándar ISO 19650 y la estructura de 4 carpetas profesional para estar completamente preparado.
Si crees que ahora es el momento de dar el paso, hemos preparado una auditoría previa gratuita 1 a 1, a la que puedes acceder tras rellenar formulario de autodiagnóstico que encontrarás en el siguiente botón:
La próxima semana (Semana 4) hablaremos de Objetivos BIM y Proyecto Piloto: cómo definir qué quieres conseguir con la metodología BIM y cuál será tu primer proyecto de prueba con Revit.
Pero antes de pensar en objetivos ambiciosos o en elegir el proyecto piloto perfecto, asegúrate de que la casa tiene cimientos sólidos.
La estadística que nadie quiere escuchar
El 60% de las implantaciones BIM en estudios pequeños fracasan en los primeros 6-12 meses. No por falta de formación técnica en Revit, no por hardware insuficiente, sino por intentar construir metodología digital sobre una base de caos organizativo.
Si ahora mismo en tu estudio alguien tiene que preguntar «¿cuál es la buena?», no estás listo para BIM. Pero tienes todo lo necesario para estarlo en 7 días de trabajo enfocado.
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